Her er den mest almindelige fejl, jeg ser, og den koster mere tid end alle de andre tilsammen.
Folk åbner en ny chat og forklarer, hvad firmaet laver, hvem kunden er, hvilket format der skal ud, hvad tonen skal være, og hvad de plejer at tage for timen. Så får de et svar, de kan bruge, og de er glade. Næste dag åbner de en ny chat og gør det hele igen. Det er ikke at bruge AI. Det er at skrive den samme mail til en, der har glemt alt.
Læg forklaringen ét sted. Det kan være et dokument, en projektinstruktion eller en skill, alt efter hvad I kører på. Så henviser I til den i stedet for at skrive den forfra. Første gang tager det en halv time at få skrevet ned. Bagefter tager det ingenting.
Det, der skal stå i den, er kedeligt og konkret: hvad I sælger, hvem der køber det, hvad tingene koster, hvilke forbehold der altid skal med, og hvordan I skriver, når I skriver godt. Jeg plejer at bede folk finde tre mails, de er stolte af, og lægge dem ind som eksempler. Det virker bedre end en side med tillægsord om tone.
Bivirkningen er den bedste del. Når forklaringen ligger skriftligt, kan den nye kollega også læse den. Jeg har haft kunder, der opdagede, at de aldrig havde skrevet ned, hvordan de egentlig prissatte. De havde bare gjort det, og de to, der kunne det, sad ved siden af hinanden og gjorde det forskelligt.
Så tjek en gang: hvor mange gange i sidste uge skrev I den samme baggrund forfra? Hvis svaret er mere end to, er der en halv time, der tjener sig hjem inden fredag.
Indlægget her er skrevet sammen med en AI, redigeret og godkendt af Mark, inden det blev lagt op. Tal, navne og holdninger er hans egne.