Nogen på kontoret læser noten, tjekker materialerne, ringer til montøren, laver fakturaen og holder øje med betalingen. Der er 190 af dem om måneden. En agent kan tage de fire første og lægge fakturaen klar til jeres godkendelse.
I vælger selv, hvor langt op I vil. Eller spring til, hvad det koster at komme i gang.
Fire trin. Find det, I står på nu
De fleste starter på trin 1 eller 2 og opdager selv, hvornår de er klar til næste. Vi springer ikke trin over, for det er dyrere at rydde op bagefter. Trin 3 er der, hvor den begynder at spare timer i stedet for minutter.
Den læser og sorterer
Forespørgsler, bilag og rapporter kommer ind i alle mulige former. Den læser dem, sætter det rigtige mærkat på og lægger dem, hvor de skal ligge. De tvivlsomme kommer i en bunke til gennemsyn.
Den lægger udkastet klar
Den læser mailen, sagen eller bilaget og lægger et udkast klar. I retter to ord og sender. Hurtigere end at starte på en tom side, og det er stadig jeres ord, der ryger ud af huset.
Den udfører, I godkender
Nu gør den noget. Den henter oplysningen i systemet, opretter sagen, sender forespørgslen og lægger det hele klar til det sidste tryk.
Den kører selv
De sager, der ligner hinanden, kører hele vejen igennem uden at nogen kigger på dem. Resten stopper den og lægger tilbage til et menneske med besked om hvorfor.
Ingen vidste, hvilke rapporter der manglede en underskrift
Underskriften lå gemt inde i den enkelte servicerapport, så ville man vide, om der var skrevet under, skulle man åbne den. Med tusindvis af besøg vidste ingen det i praksis.
Byggetid: 12 timer over tre dage. SQL Server, n8n og Microsoft 365. Den sender ikke noget og skriver ikke til nogen: den lægger frem, og et menneske tager fra.
190 serviceopgaver om måneden, og fakturaen halter tre uger bagefter
Montøren melder opgaven færdig i appen, og så begynder de fem skridt på kontoret. Halvdelen af de 190 sager kræver et opkald til montøren, før fakturaen kan sendes.
Herunder står ikke en kundes regnskab. Det er et regnestykke, og I kan skrue det om til jeres egne tal.
Sparet tid bliver først penge, den dag nogen bruger dem på noget andet. Ellers hedder gevinsten kortere svartider og en bunke, der ikke vokser hen over en ferie.
Forespørgsler fra mail og hjemmeside bliver til et tilbudsudkast med opmålingen og de rigtige enhedspriser. Mester retter og sender samme dag i stedet for søndag aften.
Agenten læser fragtbrevet og sammenholder med ordren. Den ene forsendelse ud af tyve, hvor der er en afvigelse, lander hos en disponent. De nitten andre går igennem af sig selv.
Forespørgsler fra mail, webshop, telefon og EDI bliver til ét ordreudkast med den rigtige kundepris. Sælgeren godkender i stedet for at taste.
Ingen tal på de tre, for de svinger for meget fra firma til firma. Det jeg har bygget, står under cases.
Reklamationen kommer ind mandag kl. 8. Svaret ligger klar kl. 8.
En kunde skriver, at en vare er gået i stykker. For at svare skal nogen finde ordren, se hvornår den blev sendt, tjekke om varen er inden for garanti, slå leverandørens returregler op og skrive svaret. Det tager tolv minutter, når man har alle fanerne åbne. Det tager en halv dag, hvis man ikke har.
En agent på trin 3 tager de fire første skridt og lægger det femte klar.
Afgørelsen om, hvem der betaler. Den er et skøn og tit en forhandling, og den skal ligge hos et menneske, der kender kunden. Agenten lægger de oplysninger frem, som afgørelsen skal træffes på.
Eksemplet er sammensat af ting, jeg har bygget hos forskellige kunder, ikke ét forløb hos én. De tolv minutter er et skøn, I selv kan skrue om.
Fire ting, jeg altid bygger med
Kan I ikke svare kunden på hvorfor den gjorde, som den gjorde, så skal den ikke bestemme.
Jeg starter aldrig med en agent. Vi tager assistenten først, og først når den kører rigtigt, får den lov til mere.
Rækkefølgen afhænger af opgaven. Skal den hente eller skrive i jeres systemer, starter vi med rørene. Er det tekst og viden, starter vi med assistenten, eller med en workshop, hvis ingen hos jer har prøvet en AI-assistent endnu. Agenten kommer, når assistenten allerede kører.
En knap, en af jeres egne folk kan trykke på. Uden at ringe til mig først.
Hvert skridt den har taget, hvad den så, og hvad den valgte. Også tre måneder efter, når nogen spørger.
Beløb, kundetyper, hvad den aldrig må love. Skrevet ned, inden den går i luften.
Den stopper og lægger sagen tilbage til et menneske med besked om hvorfor. Fejlbeskeden går til den, der skal handle på den. Ikke til mig.
Hvad med hende, der sidder med det i dag
Det er som regel ét bestemt menneske, der har de 190 sager. Hun kender kunderne, og hun ved, hvorfor den ene faktura altid skal se anderledes ud. Den viden har agenten ikke. Den låner den af hende, mens jeg bygger, og det er derfor hun skal sidde med i de to uger, hvor den kører ved siden af.
Bagefter har hun stadig sagerne. Hun har bare ikke tastearbejdet, opkaldene om en manglende timeseddel og bunken, der vokser hen over en ferie. Det er den slags, folk siger op over. Ikke arbejdet med kunderne.
Vil I hellere have færre folk på kontoret, kan det godt lade sig gøre. Sig det, inden vi går i gang, for så bygger jeg den anderledes, og så skal vi tale om noget helt andet end fem minutter pr. sag.
Fra første møde til den kører
En halv dag. Jeg vil se den, som den er, ikke som den står i en beskrivelse. Bagefter siger jeg, om der er timer at hente, og hvor mange.
Én sagstype, ét trin på trappen. I får en fast pris og en dato.
To til fire uger for det meste. I får den at se, mens den stadig kan laves om uden at det koster noget.
Den gør sit, medarbejderen gør sit, og vi sammenligner. Rammer den ikke, retter jeg, inden den får lov at gøre det alene.
Fast månedspris. Jeg retter den til et par gange om året, når nogen ændrer et felt i et af jeres systemer.
Har I noget andet, og har det et API, så kobler jeg på det. Har det ikke, finder vi ud af, om der er en anden vej ind, eller om det system er det egentlige problem.
De 425 dækker overvågning, så systemet selv råber op, hvis noget går i stå, plus de småting der skal rettes undervejs.
I får altid en fast pris, inden jeg går i gang. Hele prislisten
Alle priser er ekskl. moms.
Fortæl mig om den sag, der altid tager for lang tid
Tre linjer er nok. Hvad er det for en sag, hvor mange af dem om måneden, og hvem sidder med dem. Så siger jeg, hvilket trin I skal starte på, hvad det koster, og hvornår jeg kan gå i gang.
Svar inden for 24 timer på hverdage. Første snak er en time, og der kommer ingen regning.